محمود سلطانی مدرس مهارتهای ارتباطی و زبان بدن

مدیریت زمان

همه ما بر این موضوع واقف هستیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می تواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند، البته گاهی هم به اشتباه، چالش ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می دهیم. مدیریت زمان به معنای ساده یعنی فرآیند نظم دهی و برنامه ریزی برای تقسیم زمان خود بین فعالیت های خاص است. اگر این مهارت را به خوبی یاد بگیرید قادر هستید که از زمان خود هوشمندانه ترین استفاده را داشته باشید

مدیریت زمان

وقتی شما تعداد کارهای زیادی را برای انجام، در طول یک روز داشته باشید، احساس رضایت شما کاهش پیدا می کند. کاهش رضایت از کارایی هم، موجب کم شدن انگیزه و افزایش نگرانی از کار می شود. به طور خلاصه اگر می خواهید از تعریف این مهارت در جهت کسب موفقیت های بزرگ زندگی سود ببرید کافی است نحوه استفاده از زمان خود را بهبود ببخشید که این یعنی افزایش مهارت کنترل زمان در خود!

برای کنترل کردن زمان، لازم است که تمرکز از فعالیت ها به روی نتایج معطوف شود؛ پر مشغله بودن به معنی موثر بودن نیست. اینکه روز خود را در دریایی از فعالیت ها بگذرانید معمولاً دستاورد کمی دارید، زیرا تمرکز خود را بر روی کارها متعددی تقسیم می کنید. کسانی که سعی دارند از آنها به عنوان افراد موفق یاد شود به خوبی می دانند که باید از همین زمانشان نهایت استفاده را داشته باشند. در یک کلام اگر بخواهیم اهمیت این مهارت را بگوییم می توانیم این گونه تفسیر کنیم که موفقیت ما در گرو یادگیری مهارت کنترل زمان است، زیرا این مهارت در برگیرنده بسیاری از مهارت های دیگری است که همه در جهت رشد فردی ما ورسیدن به موفقیت نیاز است.

کمبود زمان می تواند دلایل زیادی داشته باشد ولی از مهمترین دلایلی که بارها در زندگی عادی با آنها مواجه هستیم می توان به نداشتن انگیزه، اشتباه در اولویت بندی، ضعف در نه گفتن، تمرکز همزمان روی چند کار و ضعف در تصمیم گیری و حل مساله اشاره کرد.

اما چند تکنیک طلایی برای مدیریت زمان :

1. زمان خود را ممیزی کنید: نخستین گام در مدیریت زمان این است که بدانید واقعاً برای هر کاری که در طول روز یا هفته انجام می دهید، چقدر زمان صرف می کنید.
2. برنامه ریزی کنید: برنامه ریزی، به سازماندهی درست کارها کمک می کند و دید کلی در مورد کارهایی که باید انجام دهید، به شما می دهد. بنابراین برای انجام کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه خود برنامه ریزی کنید.
3. الویت های خود را مشخص کنید: مطمئن شوید که مهمترین وظایف شما در کارتان و اساسی ترین اهدافتان در زندگی و روابط تان چیست؟ طبق قانون ۲۰-۸۰ یا همان قاعده پَرِتو، ۸۰% نتایج از ۲۰% تلاش ها حاصل می شود. کافی است ۲۰ درصد از تلاش ها که ۸۰ درصد نتایج را تولید می کنند را شناسایی و مقیاس بندی کنید.
4. زمان بهره وری خود را پیدا کنید: بعضی از افراد سحرخیز هستند، در حالیکه برخی دیگر شب ها بیدارند. هر فردی در زمان و ساعات خاصی، بهره وری بالایی دارد و می تواند کارهای خود را به بهترین نحو انجام دهد. این زمان با زمان بهره وری سایر افراد، دوستان و حتی خویشاوندان یکسان نیست.
5. وقت کشی نکنید: در دنیای امروز و با توسعه تکنولوژی،ما با ابزارهایی روبرو هستیم که بدون آنکه متوجه باشیم وقت ما را می کشند و به هد می دهند. برای جلوگیری از وقت کشی، لازم است ابزارهای وقت کش همچون شبکه های اجتماعی را شناسایی و آن ها را حذف و یا تا حد امکان مدیریت کنیم.
6. نه گفتن را یاد بگیرید: بسیار مهم است که بدانید چه موقع و چگونه بتوانید قاطعانه به درخواست های دیگران، نه بگویید و در صورتیکه زمان کافی برای انجامشان ندارید، آن ها را رد کنید. به یاد داشته باشید که ظرفیت همه ما محدود است و اگر بخواهیم همه کارها را بدون توجه به ظرفیت مان انجام دهیم، پس از مدتی دچار فرسودگی می شویم.
7. استراحت منظم داشته باشید: کار مداوم می تواند به شما آسیب جسمی و ذهنی بزند، بنابراین لازم است استراحت منظم را در برنامه ریزی خود داشته باشید تا مغز شما دوباره بهره وری خود را به دست آورد. برای این کار می توانید به خودتان استراحت اجباری بدهید مثلا پیاده روی کنید یا یک فصل از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه بنوشید. 
8. کارها خود را دسته بندی کنید: مطابق قاعده پَرِتو، کارهای خود را بر اساس اهمیت و درجه اولویت انجام آن، دسته بندی کنید. الف) کارهایی که باید حذف کنید ب) کارهایی که باید واگذار کنید ج) کارهایی که باید همین حالا انجام دهید و د) کارهایی که باید به تعویق بیاندازید.
9. چند کاره نباشید: بسیاری از افراد تصور می کنند انجام همزمان چند وظیفه می تواند منجر به مدیریت زمان هوشمندانه شود. در حالیکه تمرکز روی چندین کار به طور همزمان باعث می شود شما خروجی کمتری داشته باشید. بنابراین بطور کامل روی یک کار متمرکز شوید. توجه و تمرکز بر روی یک کار، علاوه بر افزایش سرعت انجام کار، به شما این امکان را می دهد تا از وقت خود نهایت استفاده را ببرید.
10. کارهایتان را به روش «شیشه» طبقه بندی کنید: در این روش کارها شما به سه دسته سنگ ها (کارهای استراتژیک و مهم)، سنگریزه ها ( کارهای مهم ولی و بدون اولویت بالا) و شن ها ( کارهای کوچک و بی اهمیت) تقسیم می شوند و زمان در دسترس تان، یک شیشه است. شما لازم است ابتدا شیشه زمانتان را با سنگ ها پر کنید. اگر مرتباً زمانتان را به چیزهای کوچک( شن و سنگریزه) و نه موارد مهم و استراتژیک ( سنگ ها) اختصاص دهید، شیشه شما به سرعت پر خواهد شد و دیگر جایی برای سنگ ها نمی ماند.