رونقآشوراده، یکی از هزارویک مطالبهگلستانیها
تکنیک های مدیریتی موثر نیروی محرکه یک اداره کارآمد هستند. یک مدیر دفتر که مایل است برای تیم تصمیم بگیرد و در کنار کارمندان کار کند ، بیشترین کارآیی را دارد. قضاوت صدا ، انگیزه مناسب و توانایی کارکردن تحت فشار از خصوصیاتییاست که یک مدیر حرفه ای باید داشته باشد.
کارکردن آرام یک دفتر با دیدگاهی شروع می شود که دیدگاه ها به صورت ثابت و عرف تغییر می کند. تکنیک های مدیریت تغییر پیشگیرانه مانند جلسات صبح اجباری ، جلسات کوتاه برنامه ریزی و لیست کارهای روزانه ، ساختار را فراهم می کند و زمان را برای بحث و ایده پردازی فراهم می
کند. تفویض مسئولیت ها و وظایف نیز بخشی مهم در مدیریت موثر تغییر است. به عنوان مثال ، یک سیاست آموزش متقابل و ارزیابی دوره ای مهارت ها می تواند به اطمینان از عملکرد روزمره دفتر کمک کند،که توجه به نکات زیر در روند هر چه بهتر مدیریت عالی تاثیر بسزایی خواهد داشت.
فاکتور زمان
مدیریت زمان موثر برای تحقق اهداف روزمره ضروری است. توانایی اولویت بندی ، مدیریت وقفه ها و “نه” گفتن در صورت لزوم ، قدم های اساسی موفقیت است. در حالی که تماس تلفنی ، جلسات و گفتگوهای فی البداهه در هر محیط اداری معمول است ، برای حمایت از اهداف بهره وری ، حفظ درجه ای از کنترل بر هر یک ضروری است. لیستی از کارکنانی که درخواست جلسات و تماس های تلفنی آنها از اولویت بالاتری برخوردار است را نگه دارید و جلسات را به جای برگزاری آنها در زمان معین برنامه یک جلسه در محل کار می تواند باعث ایجاد تغییر و رفع مشکل در مشاغل مختلف شود. جلسات می توانند ایده تولید کنند ، به روزرسانی های وضعیت را ارائه دهند و اطمینان حاصل کنند که همه در یک صفحه باقی می مانند. میزبانی یک جلسه کارآمد و پربار به برخی از مهارتهای اساسی سازمانی نیاز دارد.
بسیاری از مهارتهای سازمانی لازم برای جلسات در مراحل برنامه ریزی مورد استفاده قرار می گیرد. برنامه ریزی صحیح شامل تعیین اهداف ، شناسایی مشارکت کنندگان لازم و تصمیم گیری در مورد توالی موضوعاتی است که باید پوشش داده شوند. توانایی تعیین اهداف ، جلسات را به وظیفه خود ادامه می دهد و به مجریان و شرکت کنندگان در برنامه ریزی مناسب و کمک به اطلاعات مفید در بحث کمک می کند. بعلاوه ، طرح توالی موضوعات برای این جلسه به مجریان اجازه می دهد تا سرعت جلسه را بگذارند و زمان مناسب را برای هر مبحث اختصاص دهند.
توانایی تسهیل در بین مهارتهای سازمانی برتر است که باید برای برگزاری یک جلسه موفق داشته باشد. تسهیل کنندگان به هدایت جلسه کمک می کنند و شرکت کنندگان را بر اهداف و نتایج مورد نظر متمرکز می کنند. مهارت های تصمیم گیری هنگام ایفای نقش تسهیل گر نقش بازی می کنند. درک چگونگی ساختار جلسه ، مانند میزبانی جلسه طی یک روز یا چند جلسه ، و چگونگی تشویق برای شرکت فقط چند مورد از وظایف یک مجری است.
ارتباطات یک مهارت اصلی برای سازماندهی یک جلسه است. بخشی از فرایند ارتباطات شامل تشویق بازخورد شرکت کنندگان قبل از شروع جلسه است. این می تواند به شناسایی اهداف اصلی یا موارد دستور کار کمک کند که ممکن است در روند برنامه ریزی نادیده گرفته شوند. علاوه بر این ، تشویق بازخورد از ابتدا به نوبه خود مشارکت فعال در کل روند را تشویق می کند ، که منجر به نتایج بهتر می شود. توانایی کار با انواع مختلف افراد نیز لازم است. کنترل افراد مسلط و تشویق به مشارکت افراد منفعل بخش اساسی تولید ایده های جدید است.
درک اینکه انگیزه تیم چیست نیز می تواند مفید باشد. این مهارت به رهبر جلسه کمک می کند تا پاداش های احتمالی را تشویق به مشارکت کند. مهارت های مفید دیگر شامل توانایی رعایت یک برنامه ، شناسایی زمان لازم برای وقفه و تعیین انتظارات است. تنظیم انتظارات می تواند شامل اطمینان از حضور و عزیمت شرکت کنندگان به موقع ، شرکت در هنگام درخواست و پیگیری اهداف لازم پس از جلسه باشد.
حفظ یک محیط کاری که کارمندان با احترام با یکدیگر رفتار می کنند بسیار حیاتی است. تکنیک های مدیریت عملکردها و رفتارهای کارکنان نیاز به قاطعیت در تعیین ، برقراری ارتباط و اجرای مرزها و انتظارات دارند. خط مشی مدونی که استانداردهای روشنی برای رفتار تعیین کرده و عواقب نقض را تعریف می کند ، نقطه شروع خوبی است. روشهای کارکرد استاندارد استاندارد نیز بسیار حیاتی هستند. این دستورالعمل ها باید انتظارات مشخصی را تعیین کنند ، پاسخگویی ایجاد کنند و روش های عینی و منصفانه ای برای ارزیابی اقدامات و رفتارها ارائه دهند.حل تعارض به توانایی ارزیابی وضعیت و دانستن زمان ورود یا کنار ماندن نیاز دارد. همیشه به عنوان یک شخص ثالث بی طرف درگیر درگیری و تعارض باشید. گرچه بی طرفی مهم است ، اما همیشه آسان نیست. تکنیک هایی که بر حفظ روابط ، حل و فصل
مسائل از طریق مذاکره و مقابله با مشکل و افراد درگیر تمرکز دارند .
بسیار عالی تشکر از جناب مهندس
مهندس متشکریم بسیار کاربردی
بسیار کاربردی تشکر از جناب مهندس و ادمین محترم